Bætt nýting fjármuna með CAF-sjálfsmatslíkani

Fimm ríkisstofnanir tóku þátt í tilraunaverkefni í fyrra á vegum fjármála- og efnahagsráðuneytisins og velferðarráðuneytisins sem fólst í því að innleiða CAF-sjálfsmats aðferðafræðina en hún nýtir m.a. aðferðir altækrar gæðastjórnunar til að bæta árangur stofnana. 

Forstöðumenn sem tóku þátt í verkefninu telja almennt að sjálfsmatið getið leitt til betri nýtingar fjármuna, m.a. með endurforgangsröðun verkefna. 

Undanfarin misseri hefur verið unnið að því innan fjármála- og efnahagsráðuneytisins að meta fýsileika þess að innleiða CAF-sjálfsmatslíkanið (Common Assessment Framework) en það var fyrst kynnt í Evrópu árið 2000. CAF-líkanið hefur notið mikilla vinsælda síðustu árin og eru notendur orðnir yfir 3000, í flestum ríkjum Evrópu, í Asíu, Mið-Ameríku og á fleiri stöðum. 

Haustið 2011 fékk fjármála- og efnahagsráðuneytið til liðs við sig velferðarráðuneytið, en það hafði sýnt þessu verkefni mikinn áhuga og vildi taka þátt í þróun þess. Í sameiningu ákváðu ráðuneytin að setja af stað tilraunaferli og prufakeyra CAF hjá nokkrum stofnunum. Tilgangurinn með því að prufakeyra sjálfsmatslíkanið var m.a. að meta áhrif þess á starfsemi íslenskra stofnana, safna upplýsingum er snúa að framkvæmd og úrvinnslu en jafnframt meta hvort þróa þurfi aðferðina frekar.

Í janúar 2012 var tilraunaverkefnið kynnt forstöðumönnum stofnana beggja ráðuneyta og á endanum ákváðu 5 stofnanir að taka þátt. Verkefnið hófst með námskeiði fyrir verkefnastjóra stofnana, forstöðumenn og fulltrúa stofnana í sjálfsmatshópum. Sjálfsmat tekur á bilinu 1-3 mánuði að framkvæma. Í því felst mat á öllum níu þáttum líkansins (sjá mynd), gerð niðurstöðuskýrslu og útfærsla á svokallaðri úrbótaáætlun, m.a. til að bæta veikleika í starfsemi stofnunar. Síðan er unnið markvisst eftir áætluninni næstu mánuði þar á eftir.

Fjármála- og efnahagsráðuneytið og velferðarráðuneytið hafa lokið við mat á því hvernig stofnunum í tilraunaferlinu gekk að framkvæma CAF-sjálfsmat og liggja niðurstöður fyrir. Óhætt er að segja að tilraunastofnanir séu ánægðar með þetta tæki. Fram hefur komið í samtölum við forstöðumenn og verkefnastjóra að þeir sjái fyrir sér betri nýtingu fjármuna m.a. með endurforgangsröðun verkefna í samræmi við þarfir viðskiptavina og breytingar á verklagi og skipulagi til að ná betur markmiðum stofnunar o.fl.

Fyrirhugað er að kynna nýja handbók um CAF í vor. Frekari upplýsingar um CAF má finna á vef ráðuneytisins.

Upplýsingar um verkefnið veitir Pétur Berg Matthíasson í fjármála- og efnahagsráðuneytinu, [email protected]