Stofnanasamningar 2006 - fræðsla og ráðgjöf

Yfirlit

Virkar starfslýsingar fyrir öll störf
Ákvæði kjarasamninga
Verkefnisstjórn
Samstarfsaðilar
Fræðslufundir
Námskeið - gátlisti og glærur
Reikniforrit frá ráðgjöfum
Ráðgjöf
Gögn fyrir samstarfsnefndir
Um Ístarf 95
Um Ísat 95
Fréttabréf
Dreifibréf
Tenglar

Virkar starfslýsingar fyrir öll störf

Kjarasamningar ríkisstarfsmanna gera miklar kröfur til stofnana um flokkun starfa og starfsmanna í launa- og álagsflokka. Þó það sé markmið í sjálfu sér að sátt sé um launasetningu á milli stéttarfélaga og stofnunar í stofnanasamningi, þá eru rekstarmarkmið stofnunarinnar og stefnumiðuð mannauðsstjórnun þeir grundvallarþættir sem kjarasamningunum er ætlað að styrkja.

Starfsgreining og starfsmat
Aðferðir við að ákvarða innbyrðis afstöðu starfa og starfsmanna með tilliti til launalegrar umbunar eru margvíslegar og hver annarri flóknari. Oftast er talað um að greina þurfi störfin til geta lagt mat á þau og borið þau saman. Fagleg starfsgreining er viðamikið mál og krefst töluverðrar sérfræðiþekkingar ef hún á að vera raunsönn fyrir sérhvert starf og nýtast til samanburðar. Starfsgreiningin verður svo sá grunnur sem formlegt starfsmat byggir á þar sem erfiðleikastig og gildismat þeirra starfsþátta sem notaðir eru í greiningunni ákvarða innbyrðis vægi starfa til launa.

Þó fyrir liggi starfsmat af fullkomnustu gerð er björninn ekki að fullu unninn því starfsmennirnir sem gegna störfunum búa yfir misjafnri hæfni. Almennt er tekið tillit til þess við ákvörðun launa. Tímabundnar sveiflur í starfinu og frammistöðu einstaklinga er líka athugunarefni.

Ríkið hefur ekki lagt áherslu á að stofnanir þess vinni ítarlegar starfsgreiningar og setji fram formlegt starfsmat. Það hefur þótt of viðamikið og erfitt í viðhaldi til þess að vera raunhæft fyrir einstakar stofnanir og miðstýrt starfsmat færi gegn markmiðum ríkisins um dreifstýringu.

Starfslýsingar
Engu að síður er grundvöllur alls mats á störfum og hæfni einstaklinga upplýsingar um skyldur starfsins og þá hæfni sem einstaklingurinn þarf að búa yfir til að gegna því. Þessar upplýsingar eru venjulega kallaðar starfslýsingar. Starfslýsing er grunnþáttur mannauðsstjórnunar sem notuð er við ráðningu, dagleg störf, starfsmannasamtal, starfsþróun og „starf“ er hornsteinn í mannauðshluta Oracle-upplýsingakerfisins.

Í starfslýsingum felast lykilupplýsingar jafnt fyrir starfsmenn og stjórnendur og ættu þær að vera til fyrir sérhvert starf eins og það er á hverjum tíma. Stjórnendur ættu að athuga að starfslýsingar takmarka á engan hátt eðlilegan stjórnunarrétt þeirra. Athygli skal vakin á því að öllum stofnunum er skylt að nota starfaflokkunarkerfi Hagstofunnar, Ístarf-95, sem er ætlað til að staðla alla launatölfræði í landinu og rímar sú flokkun við starfslýsingar. Líka er rétt að athuga að stjórnendum er rétt að setja starfsmönnum erindisbréf (starfslýsingu) og hver sem þess óskar á rétt á henni skv. 8. gr. starfsmannalaga (l. nr. 70/1996).

Starfslýsingar fyrir öll störf
Fjármálaráðuneytið vill því beina því til stofnana að starfslýsingar séu til um öll störf og þau séu rétt flokkuð skv. Ístarf-95. Til að auðvelda stofnunum að útbúa og viðhalda starfslýsingum mun fjármálaráðuneytið innan skamms setja stoðefni inn á stjórnendavefinn fyrir gerð starfslýsinga og verða forstöðumenn látnir vita þegar það efni verður komið inn á vefinn. Hvað varðar Oracle-mannauðskerfin er gert ráð fyrir því í dag að starfslýsingar séu settar sem viðhengi, t.d. í Word, með „starfi“. Hins vegar er það til skoðunar hvort sett verður sérstök mynd í kerfið fyrir starfslýsingar í samhengi við hæfni, starfsþróun og fleiri atriði, en of snemmt er að segja til um hvort af því verður. Þangað til verða starfslýsingar að vera á viðhengisforminu.

Ákvæði kjarasamninga

Kjarasamningar sem gerðir voru við BHM, KÍ, BSRB og fleiri gera almennt ráð fyrir því að tekið verði upp nýtt launakerfi og ný launatafla frá og með 1. maí 2006. Fyrir þann tíma þarf að endurnýja stofnanasamninga. Á vefnum má lesa um mismunandi ákvæði kjarasamninganna.

Almennt er ákvæðin að finna í 1. kafla og þeim 11. og fylgiskjali 2, t.d. hjá BHM. Í fylgiskjalinu er mælt fyrir um framgangsmáta breytinganna svo sem fræðslu og ráðgjöf.

Verkefnisstjórn

Í fylgiskjalinu segir að sáttanefnd sbr. grein 11. 5 skuli ákveða fyrirkomulag fræðslunnar og stofnun ráðgjafateymis. Ljóst varð í vor að ákvæði um sáttanefnd var ekki nógu skilvirkt og varð þá að samkomulagi á milli allra bandalaga og fjármálaráðuneytis að stofna eina verkefnisstjórn. Í henni hafa átt sæti tveir fulltrúar hvers bandalags og fjármálaráðuneytis auk eins fulltrúa forstöðumanna.

Samstarfsaðilar

Til þess að annast framkvæmd fræðslu og ráðgjafar var leitað liðsinnis Sigurðar H. Helgasonar hjá fyrirtækinu Stjórnháttum og tók hann að sér framkvæmdastjórn. Með honum starfar starfsmaður fyrirtækisins Hanna Guðlaugsdóttir. Til liðs við sig hefur fyrirtækið fengið ráðgjafana Gylfa Dalmann lektor við HÍ og Þröst Sigurðsson hjá ParX.

Fræðslufundir

Að undangenginni könnun á vilja samstarfsnefnda sl. sumar varð úr að almenn kynning á samningunum og hugmyndafræði þeirra yrði á stórum fræðslufundum sem haldnir voru í október 2005. Nálgast má efni þeirra, glærur og kynningar á Stjórnendavefnum.

Námskeið - gátlisti og glærur

Námskeið um stofnanasamninga eru haldin á vegum verkefnisstjórnarinnar vegna gerðar stofnanasamninga. Skipulag og framkvæmd námskeiða er í höndum ráðgjafarfyrirtækisins Stjórnhátta. Leiðbeinendur á námskeiðunum eru fulltrúar í ráðgjafarteymi vegna gerðar stofnanasamninga. Þeir eru einnig höfundar þess kennsluefnis (glæra og leiðbeininga) sem notuð eru á námskeiðunum.

Hér er að finna nánri upplýsingar:

Reikniforrit frá ráðgjöfum

Af hálfu ráðgjafanna var samið reikniforrit til að auðvelda vinnuna við gerð stofnanasamninganna.

Forritið er hjálpartæki sem hefur sína annmarka, þ.e. það getur aldrei séð fyrir allar afleiðingar á launabreytingum og notendur verða að þekkja ákvæði hvers kjarasamnings. Nokkur varnaðarorð fylgja með leiðbeiningum forritsins til að benda á þetta, en þau eru ekki tæmandi. Nægir þar að minna á heildaráhrif á laun einstaklinga, lífeyrisskuldbindingar og árstíðabundnar sveiflur í vinnumagni.

Ráðlegast er að vista forritið á eigin tölvur til notkunar við vinnuna og athugið að þá er forritið ekki læst, svo varhugavert er að breyta svæðum sem innihalda forsendur og reikniaðferðir.

Fyrsta síða forritsins er reiknisíða en hinar tvær geyma launatöflur og eru svo sem ekki til annars en að skoða launatöflur.

Reikniforrit (xls 3,64 MB)

Ráðgjöf

Verkefnisstjórnin fól einnig ráðgjafafyrirtækinu Stjórnháttum að annast ráðgjöf í framhaldi af námskeiðum og hefur það verið útfært í samráði við Stjórnhætti og þá ráðgjafa sem valist hafa til viðbótar. Eftirfarandi texti um ráðgjöfina er frá Stjórnháttum.

Hlutverk Ráðgjafarteymis fyrir samstarfsnefndir
Tilgangur teymisins er fyrst og fremst að veita samstarfsnefndum ráðgjöf og aðstoð við gerð stofnanasamninga. Meðal annars við:

Skipulag samningsgerðar.
Sérfræðileg ráðgjöf t.d. á sviði starfsmannamála.
Aðstoð við lausn vandamála.

Tekið skal skýrt fram að ráðgjafar taka ekki ákvarðanir og veita að sama skapi ekki almenna stjórnunar og rekstrarráðgjöf fyrir stofnun.

Reynt hefur verið að tryggja að teymið hafi víðtæka reynslu í launamálum, starfsmannamálum, stefnumótun, árangurstjórnun og stjórnun, rekstri og fjármálum ríkisstofnana. Í ráðgjafarteyminu eru eftirfarandi fjórir ráðgjafar:

Sigurður H. Helgason, framkvæmdastjóri, Stjórnháttum, umsjónarmaður teymisins (helgason@centrum.is).
Gylfi Dalmann Aðalsteinsson, lektor í mannauðsstjórnun, Háskóli Íslands (gylfidal@hi.is).
Þröstur Sigurðsson, forstöðumaður fjármálaráðgjafar ParX (throstur.sigurdsson@parx.is).

Skipulag ráðgjafar byggist á því að samningsaðilar, eða hvor samningsaðili fyrir sig getur haft samband við umsjónarmann ráðgjafateymisins sem mun þá veita almenna ráðgjöf um þá kosti sem í stöðunni eru. Sé þörf á hefur umsjónarmaður teymisins samband við fleiri í samstarfsnefndinni. Ef veita á ráðgjöf krefst það samstöðu í samstarfsnefndinni um markmið og fyrirkomulag. Er það síðan umsjónarmaður sem velur ráðgjafa og tekur ákvörðun um umfang ráðgjafar.

Öll beiðni um ráðgjöf sendist til:

Sigurður H. Helgason, framkvæmdastjóri, Stjórnháttum, umsjónarmaður teymisins (helgason@centrum.is).

Gögn fyrir samstarfsnefndir

Til að skoða hvaða gögn samstarfsnefndir þyrfti að hafa í starfi sínu fékk verkefnisstjórnin fulltrúa hagsmunaaðila til að fjalla um það efni og komust þeir að eftirfarandi niðurstöðu, sem verkefnisstjórnin lítur á sem leiðbeinandi fyrir aðila í samstarfsnefndum:

Samstarfsnefndir þurfa að hafa upplýsingar um:

grunnröðun starfa,
viðbótarþætti sem notaðir eru hjá stofnun,
umfang hvers viðbótarþáttar, svo sem:
(i) hve margir viðbótarlaunaflokkar hafa verið nýttir og
(ii) hve margir einstaklingar njóta þeirra

Að auki þá þarf að liggja fyrir hjá stofnuninni greining niður á hvern starfsmann sem spannar grunnlaunaflokk og fjölda viðbótarlaunaflokka og hvaða forsendur liggja að baki þeim. Samstarfsnefnd hafi aðgang að þessum upplýsingum eftir þörfum.

Fulltrúar í hópnum voru:

Helga Birna Ingimundardóttir Félagi íslenskra hjúkrunarfræðinga
Hrönn Pálsdóttir fjármálaráðuneyti
Jóhann F. Klausen Fjársýslu ríkisins
Lárus H. Bjarnason Menntaskólanum við Hamrahlíð
Ragnar Ingimarsson BSRB

Um Ístarf 95

Mikilvægt er að allar stofnanir skrái öll störf samkvæmt starfaflokkun Hagstofunnar og rétt að við framkvæmd stofnanasamningsins sé farið yfir þá skráningu og hún lagfærð þar sem það á við. Starfaflokkunarkerfið er að finna á vef Hagstofunnar.

Um Ísat 95

Jafnframt því að flokka öll störf þá er atvinnugreinaflokkun hverrar deildar/stofnunar mikilvæg fyrir alla tölulega greiningu upplýsinga. Atvinnugreinaflokkunarkerfið Ísat95 er að finna á vef Hagstofunnar.