Mikill sparnaður með rafrænum reikningum
Ætla má að um 500 milljónir geti sparast með notkun rafrænna reikninga hjá ríkinu, en frá og með 1. janúar 2015 mun ríkið einungis taka við rafrænum reikningum.
Bjarni Benediktsson kynnti í dag fyrir ríkisstjórn niðurstöður verkefnis sem unnið hefur verið skipulega að síðustu ár og gerir pappírsreikninga óþarfa. Þeir sem senda ríkisaðilum reikning frá og með næstu áramótum vegna seldrar vöru eða þjónustu munu eingöngu geta gert það rafrænt. Ennfremur er unnið að því að reikningar frá ríkisstofnunum fyrir vöru og þjónustu verði rafrænir. Rétt er að taka fram að þetta mun ekki gilda um skatta eða lögbundin gjöld.
Árlega berast ríkinu yfr 500 þúsund reikningar og í dag eru hátt í 30% þeirra rafrænir. Reynsla annarra þjóða sýnir að með rafrænum reikningum sparast að minnsta kosti 1.000 krónur fyrir hvern reikning. Mörg fyrirtæki hafa þegar sett sér markmið um að allir reikningar þeirra verði rafrænir og ljóst að atvinnulífið nýtur hagræðis af verkefninu á við ríkið.
Hagræði af notkun rafrænna reikninga felst m.a í sparnaði í móttöku og úrvinnslu þeirra, svo sem með sjálfvirkri bókun, rafrænum samþykktarferlum og greiðslustýringu. Afgreiðsla verður hraðari og öruggari og sendingar- og geymslukostnaður pappírs minnkar. Þá lækkar pappírskostnaður og ferlið er umhverfisvænt.
Við undirbúning verkefnisins var hugað að ýmsum þáttum, svo sem kynningu þess gagnvart sveitarfélögum og atvinnulífinu.
Sérstaklega var hugað að hagsmunum lítilla fyrirtækja og einstaklinga. Tryggt hefur verið að slíkir aðilar geti nýtt sér tæknilausnir til hagræðingar og einnig að krafa ríkisins valdi þeim ekki óþarfa kostnaði.
Áhersla var á að tæknileg viðmið sem byggt er á henti ekki aðeins þörfum ríkisins heldur eigi einnig við í viðskiptum milli aðila á markaði, jafn innanlands sem til Evrópu. Því er ljóst að í framhaldi af frumkvæði ríkisins munu birgjar í vaxandi mæli nýta rafræna reikninga fyrir öll sín viðskipti. Nú þegar hafa lausnir verið byggðar inn í velflest viðskiptakerfi sem eru á markaði hér á landi.
Góð reynsla
Undanfarin misseri hefur verið unnið að því að aðlaga kerfi og verklag hjá stofnunum til að geta tekið á móti rafrænum reikningum. Góð reynsla er þegar komin af fyrirkomulaginu hjá stofnunum sem hafa tekið það upp og ljóst að verkefnið skilar umtalsverðri hagræðingu í rekstri stofnana.
Hjá Landspítala hefur notkun rafrænna reikninga reynst vel og m.a. haft í för með sér sparnað í starfsmannahaldi og lægri vaxtakostnað, sem nemur tugum milljóna á ári.
Fjármála- og efnahagsráðuneytið gefur á næstunni út yfirlýsingu um almenna viðskiptaskilmála sem skulu gilda um þau viðskipti sem ekki byggja á samningum. Form reikninga skal vera eftir stöðluðum tækniforskriftum Fagstaðlaráðs í upplýsingatækni (FUT) um rafræna reikninga. Frekari upplýsingar um rafræna reikninga er að finna á vef Fjársýslu ríkisins.