Sérfræðiúttekt á fjárhags- og mannauðskerfi ríkisins: Orri hentar ríkinu
Fjárhags- og mannauðskerfi ríkisins mætir þörfum stjórnvalda og stjórnsýslu og virkni þess uppfyllir kröfur ríkisins í meginatriðum. Ekkert bendir til að betri útkoma hefði fengist fyrir ríkið með því að nýta aðra lausn en þá sem varð fyrir valinu fyrir tólf árum síðan. Þetta er meginniðurstaða óháðrar, erlendrar sérfræðiúttektar á Orra, fjárhags- og mannauðskerfi ríkisins. Kostnaður kerfisins er innan eðlilegra marka og ávinningur af kerfinu getur réttlætt kostnaðinn. Kerfið hafi skapað verulegt virði fyrir ríkið og stofnanir þess.
Mælt er með því að kerfið verði notað áfram, en skerpt á stefnumiðaðri stjórnun, ábyrgð og eignarhaldi kerfishluta Orra. Farið verði reglubundið yfir notkun kerfisins og þróunarmöguleika. Til lengri tíma þurfi einnig að vinna að stefnumótun um upplýsingavinnslu ríkisins. Jafnframt er lagt til að miðlæg þjónusta við ríkisstofnanir verði efld.
Fjárhags- og mannauðskerfi ríkisins er bakvinnslukerfi sem hefur verið í notkun í rúman áratug. Árið 2001 var ákveðið að ganga til samninga við Skýrr hf. um kaup og innleiðingu á Oracle eBusiness Suite fyrir ríkissjóð og stofnanir í A hluta. Orri leysti af hólmi fjölda eldri fjárhags- og launakerfa ríkisins, auk eldri hliðarkerfa. Helstu kerfishlutar Orra auk fjárhagskerfis eru mannauðskerfi, innkaupakerfi og verkbókhald. Fjársýsla ríkisins hefur umsjón með rekstri kerfisins.
Í kjölfar umræðu um fjárhags- og mannauðskerfi ríkisins á haustmánuðum 2012, ákvað fjármála- og efnahagsráðuneytið að láta gera óháða úttekt á kerfinu. Úttektin var framkvæmd af sænska ráðgjafanum Knut Rexed, en hann hefur víðtæka reynslu og þekkingu á opinberri stjórnsýslu. Rexed var aðstoðarráðherra í fjármálaráðuneyti Svía í ríkisstjórn Göran Persson og forstöðumaður Statskontoret, sjálfstæðrar ráðgjafar- og úttektarstofnunar á vegum sænska ríkisins. Eftir að hann lét af störfum þar hefur hann unnið sem sjálfstæður ráðgjafi og m.a. tekið að sér verkefni fyrir Alþjóðabankann, OECD og Evrópusambandið.
Í úttektinni er mat lagt á gæði kerfisins, hversu vel það hentar íslenska ríkinu og stofnunum þess, kostnað við rekstur kerfisins og fyrirkomulag upplýsingamála. Skoðað er hvernig staðið hefur verið að sambærilegum kerfum í nokkrum Evrópuríkjum. Þá er fjallað um eiginleika kerfisins, öryggismál, aðlögunarhæfni og notkunarmöguleika, m.a. með tilliti til þróunar á rafrænni þjónustu hins opinbera. Úttektin snýr jafnframt að virkni kerfisins, kostnaði og umsjón með því. Í lokin eru sett fram tilmæli til stjórnvalda í fjórtán liðum um aðgerðir til framtíðar.
Helstu tilmæli:
• Kerfið uppfyllir þarfir ríkisins fyrir upplýsingavinnslu og því ætti að halda áfram að nota það þegar horft er til næstu ára. Þannig næst fram ávinningur af þeim fjárfestingum sem þegar hefur verið lagt í við aðlögun verklags og verkflæðis stofnana ríkisins samfara uppbyggingu á kerfinu.Lögð er áhersla á að fullnýttir verði þeir möguleikar sem kerfið hefur upp á að bjóða.
• Ríkið þarf að huga að því hvaða leiðir skuli fara við þróun upplýsingakerfa þess svo þau mæti kröfum sem gerðar eru til þeirra á hverjum tíma.
• Kerfið hefur verið sett upp sem samþætt kerfi og kerfishlutar Orra útfærðir sem útvíkkun á fjárhagskerfinu frekar en sjálfstæðir kerfishlutar. Þetta hefur þau áhrif að sveigjanleiki undirliggjandi hugbúnaðar er ekki fullnýttur og kerfið því óþjált. Lagt er til að unnið verði að því að aðgreina kerfishlutana betur.
• Skerpa þarf stefnumiðaða stjórnun á þróun og rekstri Orra og styrkja fyrirkomulag á rekstrarumsjón þess.
• Ríkið skilgreini formlegan eiganda kerfisins sem markar stefnu og setur markmið. Nefnt er að fjármála- og efnahagsráðuneyti geti gegnt því hlutverki.
• Kerfið býður upp á mikil tækifæri til hagræðingar í rafrænum innkaupum og reikningum. Lagt er til að Ríkiskaup verði leiðandi í þeirri vinnu.
• Ríkið tilnefni umsjónaraðila kerfisins og nefnt er að Fjársýsla ríkisins geti gegnt því hlutverki. Skilgreina þarf betur ábyrgð, markmið og valdheimildir umsjónaraðilans. Tryggja þarf fjármögnun og mönnun þessa verkefnis.
• Umsjónaraðili kerfisins framkvæmi stefnu eiganda, beri ábyrgð á viðhaldi og þróun kerfisins og vinni að hagræðingarverkefnum innan stjórnsýslunnar. Hann annist samninga við birgja og tryggi grunnvirkni kerfisins. Lögð er áhersla á að skerpa ábyrgðir og bæta kaupendastöðu ríkisins.
• Tilgreint verði hvaða aðili ber ábyrgð á einstökum kerfishlutum Orra. Stefna um þróun kerfanna ræður ákvörðun um hverjum yrði falið þetta hlutverk.
• Umsjónaraðilar einstakra kerfishluta viðhaldi og miðli þeirri sérhæfðu þekkingu sem varðar notkun á þeim.
• Ríkið marki stefnu um notkun kerfisins sem skilgreini samskipti á milli kerfa og miðlun gagna til Orra.
• Lagt er til að gerðar verði ráðstafanir sem tryggi að allar stofnanir nýti fjárhagshluta kerfisins.
• Þjónusta Fjársýslu ríkisins við stofnanir verði þróuð til samræmis við það sem gert hefur verið á Norðurlöndunum, þar sem komið hefur verið á fót sérstökum þjónustumiðstöðvum fyrir ríkisstofnanir.
• Gera skal kröfu um að allar ríkisstofnanir nýti slíka þjónustumiðstöð, nema gild rök séu til að fara aðrar leiðir.
Engin „besta lausn“ til
Í úttektinni var litið til sambærilegra kerfa í sex löndum sem þykja standa framarlega í nýtingu upplýsingatækni. Komist er að þeirri niðurstöðu að engin ein „besta lausn“ sé til og mismunandi fyrirkomulag hafi orðið fyrir valinu hjá löndunum sex. Ekkert þeirra ríkja sem skoðuð voru höfðu þó farið þá leið að setja upp eitt sameiginlegt bakvinnslukerfi, eins og Orri er. Þá sé ljóst að íslensk stjórnsýsla hafi bæði verið á undan öðrum og óvenju áræðin þegar ákveðið var fyrir tólf árum að byggja upp sameiginlegt bakvinnslukerfi fyrir fjárhag ríkisins.
Evaluation of the Iceland State Financial and Human Resource System: Terms of Reference (PDF 100 KB)