Verklagsreglur vegna pantana á flugfarseðlum í gegnum ferðaskrifstofu
Pöntun á ferð skal gerð eða staðfest með skriflegum hætti t.d. tölvupósti. Upplýsingar um flug og hótel geta farið fram í gegnum síma en ferðaskrifstofan mun ekki ljúka pöntun nema að fenginni skriflegri staðfestingu og/eða ferðaheimild þar sem það á víð.
2. Upplýsingar sem þurfa að liggja fyrir áður en pöntun fer fram
Tilgreina skal eftirfarandi atriði með skriflegum hætti:
- Nákvæmar dagsetningar og þann tíma sem nauðsynlegt er að dvelja á áfangastað.
- Þann tíma sem nauðsynlegt að vera á Íslandi fram að ferð og hvenær nauðsynlegt er að vera kominn til baka aftur.
- Mat á þörf á sveigjanleika varðandi breytingar á ferðaáætlun.
- Aðrar upplýsingar sem geta haft áhrif á mat á hagstæðasta fargjaldi.
3. Framkvæmd af hálfu ferðaskrifstofunnar
Ferðaskrifstofan skal kanna allar mögulegar leiðir til að finna hagstæðustu fargjöld þ.m.t. bókunarkerfi, pantanir á vefnum, leitarvélar, og heimasíður lágfargjaldaflugfélaga. Þegar ákvörðun hefur verið tekin um kaup er pöntun gerð fyrir viðkomandi starfsmann ríkisins og greitt fyrir með greiðslukorti viðkomandi ráðuneytis eða stofnunar.
4. Breytingar á farmiðum
Ferðaskrifstofan annast breytingar á farmiðum og er gjald vegna þess innifalið í þóknun ferðaskrifstofunnar. Breytingar á bókunum hjá lágfargjaldaflugfélögum eru hins vegar á ábyrgð viðkomandi starfsmanns ríkisins. Sérstök gjaldtaka flugfélaga vegna breytinga á farmiðum bætist við kostnað vegna fargjalda.
5. Skilgreining á hagkvæmasta fargjaldi
Með hagstæðasta fargjaldi er átt við heildarkostnað ríkisins við að kaupa viðkomandi fargjald m.a. að teknu tilliti til vinnutaps vegna óhentugri ferðatíma, dagpeninga, annarra fargjalda og mismunandi þóknunar til ferðaskrifstofu. Við mat á hagkvæmasta fargjaldi er einnig heimilt að taka tillit til mikilvægis þess að hafa sveigjanleika í ferðaáætlun. Fjármálaráðuneytið mun birta ferðaskrifstofunni upplýsingar um kostnað sem lagður verður til grundvallar við mat á hagstæðasta fargjaldi.
Að teknu tilliti til framangreindra atriða er ekki heimilt af hálfu ferðaskrifstofunnar að gera greinarmun á flugfélögum þegar kemur að viðskiptum vegna starfsmanna ráðuneyta og ríkisstofnana.
6. Skil á upplýsingum og eftirlit
Við frágang ferðareikninga innan ráðuneyta og ríkisstofnana skal leggja fram afrit af skriflegum samskiptum við ferðaskrifstofu sbr. lið 1. og 2. í þessum verklagsreglum.
